Trong một kỳ audit FSSC 22000 hay BRCGS, phần dầu bôi trơn thường chỉ chiếm mười lăm phút, nhưng là mười lăm phút mà nhiều nhà máy mất điểm không đáng: auditor chỉ vào một bình xịt mua ở tiệm kim khí đặt cạnh máy chiết, hỏi số đăng ký NSF H1 của mỡ trong súng bơm đang treo ở xưởng, hoặc yêu cầu bằng chứng rằng máy X đã thực sự chuyển sang dầu H1 chứ không chỉ đổi tên trên sơ đồ. Bài này liệt kê những gì auditor thường hỏi và cách sắp xếp hồ sơ để trả lời trong vài phút.
Tiêu chuẩn yêu cầu gì
Cả hai tiêu chuẩn đặt dầu bôi trơn trong nhóm hoá chất phải kiểm soát. ISO/TS 22002-1 (chương trình tiên quyết của FSSC 22000) yêu cầu dầu bôi trơn và chất truyền nhiệt có khả năng tiếp xúc với sản phẩm phải là loại dùng cho thực phẩm; BRCGS Food Safety yêu cầu nhà máy có danh mục hoá chất được phê duyệt, dùng dầu bôi trơn cấp thực phẩm ở những nơi có nguy cơ tiếp xúc và có hồ sơ chứng minh. Điểm chung: nhà máy phải đánh giá rủi ro cho từng vị trí bôi trơn, chọn loại dầu tương ứng và chứng minh được bằng tài liệu. Tiêu chuẩn không bắt buộc toàn bộ nhà máy dùng H1, nhưng bắt buộc nhà máy chứng minh vì sao vị trí nào không cần H1.
Bộ hồ sơ auditor thường hỏi
- Danh mục dầu bôi trơn của nhà máy: một bảng liệt kê mọi loại dầu, mỡ, bình xịt đang có trên site, kèm phân loại H1, H2, 3H hoặc không thuộc nhóm thực phẩm, nhà cung cấp, vị trí sử dụng và ngày cập nhật. Đây là tài liệu đầu tiên auditor xin xem.
- Bằng chứng đăng ký H1 cho từng sản phẩm, tuỳ mã và theo đăng ký thực tế của mã đó (NSF, InS hoặc 2probity): bản đăng ký hiện hành với số đăng ký, tên sản phẩm đúng như trên bao bì và hạng mục H1. Auditor có thể tra trực tuyến trên danh bạ của tổ chức đăng ký; tên trên bản đăng ký lệch với tên trên thùng là một điểm không phù hợp phổ biến.
- Tài liệu kỹ thuật (TDS) và phiếu an toàn hoá chất (SDS) cho mọi sản phẩm, kể cả sản phẩm không H1. SDS theo quy định về hoá chất: Nghị định 113/2017/NĐ-CP áp dụng cho hoá chất thuộc danh mục phải khai báo hoặc hoá chất nguy hiểm; với dầu bôi trơn thông thường, SDS là tài liệu nhà cung cấp gửi kèm để nhà máy lưu hồ sơ và auditor đối chiếu.
- Sơ đồ bôi trơn và kế hoạch bôi trơn: máy nào, vị trí nào, dùng dầu gì, chu kỳ, người thực hiện. Sơ đồ phải khớp với danh mục và với thực tế tại máy.
- Đánh giá rủi ro cho các vị trí không dùng H1: vì sao hộp số máy nén khí ở phòng máy không cần H1, vì sao xích tải trên sản phẩm hở thì cần. Một trang cho mỗi khu vực là đủ.
- Hồ sơ chuyển đổi: với máy đã đổi từ dầu không H1 sang H1, cần biên bản xả rửa và bằng chứng dầu cũ còn lại dưới mức chấp nhận; nếu không có, máy chưa được coi là ở trạng thái H1.
- Lưu kho và nhận diện: khu vực riêng cho dầu H1, thùng và súng bơm mỡ được dán nhãn theo loại, không dùng chung súng cho mỡ H1 và mỡ thường.
- Đào tạo và nhà thầu: bằng chứng nhân viên bảo trì được hướng dẫn về dầu H1; quy định nhà thầu bên ngoài không mang dầu mỡ riêng vào khu vực sản xuất.
- Tuyên bố bổ sung theo thị trường xuất khẩu: chứng nhận Halal, Kosher, tuyên bố không chứa chất gây dị ứng, tuyên bố MOSH/MOAH với mã hãng đã phát hành khi khách hàng EU yêu cầu, và CoA theo lô khi khách hàng yêu cầu truy xuất.
Những điểm không phù hợp hay gặp
Bình xịt và mỡ mua lẻ xuất hiện trong xưởng vì thợ bảo trì cần gấp; sơ đồ bôi trơn ghi H1 nhưng thùng dầu tại máy là loại khác; đăng ký NSF H1 đã hết hạn hoặc thuộc một tên thương mại cũ; dầu H1 và dầu thường để chung một kệ; súng bơm mỡ không nhãn; máy được khai là H1 nhưng không có biên bản xả rửa lúc chuyển đổi. Không điểm nào trong số này khó khắc phục, nhưng tất cả đều khó khắc phục trong buổi sáng audit.
Cách sắp xếp để trả lời trong vài phút
Cách làm gọn nhất là một bìa hồ sơ (hoặc thư mục điện tử) tên 'Dầu bôi trơn', chia theo sản phẩm: mỗi sản phẩm một ngăn gồm bản đăng ký H1 (NSF, InS hoặc 2probity theo mã), TDS, SDS và các tuyên bố bổ sung, kèm một trang tổng hợp ở đầu là danh mục dầu và sơ đồ bôi trơn. Cập nhật danh mục mỗi khi thêm hoặc bỏ một sản phẩm, và kiểm tra hạn của đăng ký H1 mỗi năm. Hợp Tiến cung cấp bộ tài liệu này theo từng mã cho khách hàng của mình, theo đăng ký thực tế của mã đó: bản đăng ký NSF, InS hoặc 2probity; TDS của hãng (tiếng Anh); SDS; Halal, Kosher nếu mã có; tuyên bố MOSH/MOAH với mã hãng đã phát hành; CoA theo lô khi nhà máy yêu cầu – gửi trong 24 giờ làm việc – và hỗ trợ lập sơ đồ bôi trơn khi khảo sát nhà máy.
Sắp audit? Gửi danh sách dầu mỡ đang dùng, kỹ sư Hợp Tiến rà lại phân loại H1/H2, chỉ ra tài liệu còn thiếu và gửi bộ hồ sơ cho các sản phẩm của Hợp Tiến trong 24 giờ làm việc.
Yêu cầu tài liệu → Tài liệu tham chiếu
- ISO/TS 22002-1 – Chương trình tiên quyết về an toàn thực phẩm, phần 1: sản xuất thực phẩm (yêu cầu với dầu bôi trơn và chất truyền nhiệt có khả năng tiếp xúc sản phẩm).
- FSSC 22000 Scheme – yêu cầu bổ sung của phiên bản hiện hành.
- BRCGS Global Standard Food Safety Issue 9 – mục kiểm soát hoá chất và bảo trì.
- NSF Registration Guidelines for Proprietary Substances and Nonfood Compounds (hạng mục H1, H2, 3H, HT-1) và danh bạ NSF White Book trực tuyến; danh bạ đăng ký của InS Services và 2probity.
- ISO 21469 – Yêu cầu vệ sinh đối với dầu bôi trơn có tiếp xúc ngẫu nhiên với sản phẩm.
- Nghị định 113/2017/NĐ-CP – quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hoá chất (phạm vi áp dụng phiếu an toàn hoá chất).
Bài viết mang tính tổng quát; điều kiện cụ thể của từng máy cần được kỹ sư đánh giá.
