"Hàng có đủ giấy tờ" là câu ai bán cũng nói. Trang này tách hai nhóm: chứng từ của lô hàng (CO, CQ, CoA, SDS, nhãn phụ tiếng Việt) và chứng từ của người bán (giấy hoặc thư uỷ quyền phân phối, hoá đơn); với từng loại: ai cấp, ghi gì, dùng khi nào (nhận hàng, audit, sự cố máy, hải quan) và dấu hiệu bất thường, để bộ phận mua hàng, kho và bảo trì kiểm tra theo cùng một danh sách.
Cần kiểm tra hai nhóm giấy tờ. Chứng từ của lô hàng, năm thứ: CO (xuất xứ), CQ (chất lượng theo tiêu chuẩn công bố), CoA (phiếu phân tích của đúng lô, gắn với số lô trên thùng), SDS phiên bản hiện hành và nhãn phụ tiếng Việt ghi nhà nhập khẩu. Chứng từ của người bán: giấy hoặc thư uỷ quyền phân phối (hãng cấp cho công ty bán hàng) và hoá đơn chứng minh nguồn mua. Trong các giấy đó, CoA đúng số lô là giấy quyết định: nó chứng minh thùng dầu này là lô nào, đo được gì khi xuất xưởng, và là mốc so sánh khi máy có sự cố. Người bán không đưa được CoA của đúng lô trước khi giao thì các giấy còn lại không thay thế được.
Năm dòng trên là chứng từ của lô hàng, đi theo từng lô; dòng cuối là chứng từ của người bán, không phải chứng từ nhập khẩu.
| Giấy tờ | Ai cấp · ghi gì | Dùng khi nào | Dấu hiệu bất thường |
|---|---|---|---|
| CO – chứng nhận xuất xứ | Cơ quan có thẩm quyền ở nước xuất khẩu cấp cho lô xuất; ghi nước sản xuất, người xuất, người nhập, số lượng. | Nhập khẩu (thuế ưu đãi), đối chiếu "Made in" trên nhãn. | Người nhập trên CO không phải công ty bán hàng; số lượng không khớp lô giao. |
| CQ – chứng nhận chất lượng | Nhà sản xuất cấp; xác nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật công bố (TDS). | Hồ sơ nhập khẩu, hồ sơ nhà cung cấp. | CQ chung chung không ghi sản phẩm; do đơn vị thương mại tự cấp. |
| CoA – phiếu phân tích theo lô | Phòng thí nghiệm của nhà sản xuất cấp cho từng lô; ghi số lô, ngày sản xuất, các chỉ tiêu đo được (độ nhớt 40 °C, hàm lượng nước, chỉ số axit, màu, điểm chớp cháy…) so với giới hạn. | Lúc nhận hàng (đối chiếu số lô trên thùng); khi máy có sự cố (mốc so sánh với mẫu dầu đang chạy); khi hãng máy hoặc bảo hiểm hỏi. | Không có số lô; số lô khác số trên thùng; "gửi sau khi giao"; chỉ tiêu ghi đúng bằng giá trị điển hình trong TDS (dấu hiệu chép từ TDS). |
| SDS – phiếu an toàn hoá chất | Nhà sản xuất phát hành, có số phiên bản và ngày; nhà nhập khẩu cung cấp bản hiện hành trong 24 giờ làm việc khi yêu cầu. | Hồ sơ an toàn hoá chất của nhà máy; audit FSSC 22000, BRC, ISO 45001, HSE của chủ đầu tư; xử lý sự cố tràn đổ. | Phiên bản cũ hơn bản hãng đang phát hành; SDS của sản phẩm khác cùng series; không ghi số phiên bản, ngày phát hành. |
| Nhãn phụ tiếng Việt | Nhà nhập khẩu dán; ghi tên hàng, tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm, xuất xứ, hướng dẫn bảo quản và các nội dung bắt buộc khác. | Lúc nhận hàng; kiểm tra của quản lý thị trường; audit. | Không có nhãn phụ; nhãn phụ ghi công ty không có uỷ quyền; nhãn phụ dán đè lên số lô. |
| Giấy hoặc thư uỷ quyền phân phối chứng từ của người bán | Hãng cấp cho một công ty cụ thể, có lãnh thổ và thời hạn; ghi rõ nhãn hàng được phân phối. Đi cùng hoá đơn: của công ty có uỷ quyền, hoặc của đại lý, nhà thầu chứng minh được nguồn mua (CoA theo lô tra được). | Trước khi ký hợp đồng; trong hồ sơ thầu; khi audit hỏi nguồn cung. | Hết hạn; cấp cho nước khác; tên công ty trên giấy khác tên trên hoá đơn mà người bán không chứng minh được nguồn mua; chỉ có bản chụp mờ không có chữ ký. |
Với dầu mỡ dùng trong nhà máy thực phẩm, hồ sơ audit còn cần bản sao đăng ký NSF H1 (hoặc 3H, HT-1), chứng nhận Halal, Kosher của đúng sản phẩm; xem bài chuẩn bị hồ sơ dầu bôi trơn cho audit FSSC 22000 và BRC.
Bộ hồ sơ này là thứ bảo vệ nhà máy khi máy hỏng: có số lô và CoA thì có thể phân định dầu hay máy; không có thì mọi bên đều có thể đổ cho dầu. Hợp Tiến lập sơ đồ bôi trơn và sổ theo dõi theo máy cho khách hàng có nhu cầu.
CO (chứng nhận xuất xứ): cơ quan nước xuất khẩu cấp, nói nơi sản xuất. CQ (chứng nhận chất lượng): nhà sản xuất cấp, nói đạt tiêu chuẩn công bố. CoA (phiếu phân tích): phòng thí nghiệm nhà sản xuất cấp theo lô, ghi chỉ tiêu đo của lô; giá trị nhất khi sự cố.
Hồ sơ an toàn hoá chất và các cuộc audit (FSSC 22000, BRC, ISO 45001, HSE của chủ đầu tư) thường yêu cầu SDS hiện hành cho mọi hoá chất, kể cả dầu mỡ bôi trơn. SDS bản hiện hành do nhà nhập khẩu cung cấp trong 24 giờ làm việc khi yêu cầu; phiên bản phải khớp bản hãng đang phát hành.
Theo quy định nhãn hàng hoá, hàng nhập khẩu lưu thông tại Việt Nam phải có nhãn phụ tiếng Việt ghi tên hàng, tên và địa chỉ nhà nhập khẩu, xuất xứ và nội dung bắt buộc khác theo nhóm hàng. Chỉ có nhãn gốc tiếng nước ngoài là dấu hiệu chưa nhập chính ngạch.
Không nên. CoA gắn với số lô, nghĩa là người bán phải biết mình giao lô nào trước khi giao. Yêu cầu CoA trước khi nhận hàng và đối chiếu số lô trên thùng lúc nhận; sai lệch thì lập biên bản và không nhập kho.
Mỗi đơn hàng kèm CoA đúng lô. SDS (bản hiện hành), CO, CQ, CoA cho audit và bản sao đăng ký NSF gửi trong 24 giờ làm việc khi yêu cầu; bản sao giấy uỷ quyền gửi lần đầu và khi có bản mới. TDS của hãng (tiếng Anh) gửi tự động qua email từ form trang sản phẩm.
